Politika zasebnosti

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov, zbranih prek storitve TradeCraftAI, je:

Key Key, Klemen Kladnik Malačič s.p. Kvedrova 12, 6000 Koper, Slovenija Davčna številka: SI72400170 Kontakt za vprašanja o zasebnosti: klemen@trade-craft.eu

V nadaljevanju: TradeCraftAI.

Ta politika opisuje, katere Vaše osebne podatke obdelujemo, ko TradeCraftAI uporabljate kot registrirani uporabnik — običajno obrtnik, samostojni podjetnik ali manjše podjetje. Obdelavo osebnih podatkov Vaših strank, ki potekajo skozi Storitev (posnetki klicev, fotografije, kontakti), pa ureja ločena Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (DPA): pri tem razmerju TradeCraftAI nastopa kot obdelovalec, Vi pa kot upravljavec.

2. Pravna podlaga obdelave

Vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi:

• pogodbe (čl. 6/1(b) GDPR) — za izvajanje Storitve in obračun naročnine;
• zakonske obveznosti (čl. 6/1(c) GDPR) — za hrambo računov in davčnih dokazil skladno z Zakonom o davčnem postopku (ZDavP-2) in Zakonom o DDV (ZDDV-1);
• privolitve (čl. 6/1(a) GDPR) — za neobvezne funkcije, npr. obveščanje o novostih po e-pošti;
• zakonitega interesa (čl. 6/1(f) GDPR) — za varnost sistema, preprečevanje zlorab in osnovno analitiko delovanja Storitve.

Pri obdelavi spoštujemo Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), slovenski Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in Zakon o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2).

3. Vrste podatkov, ki jih obdelujemo

3.1 Identifikacijski in kontaktni podatki

Kateri podatki: ime in priimek, naziv podjetja oziroma s.p., e-pošta, telefonska številka, davčna številka, naslov.

Namen: vzpostavitev uporabniškega računa, izstavljanje računov, komunikacija o Storitvi in podpora.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6/1(b)) in zakonska obveznost glede izdaje računov (čl. 6/1(c)).

3.2 Glasovni posnetki klicev

Kateri podatki: zvočni posnetki dohodnih in odhodnih klicev, ki potekajo prek Vašega TradeCraftAI asistenta.

Namen: omogočiti AI asistentu, da sprejme klic in pripravi povzetek; omogočiti Vam naknadno preverjanje pogovorov; izboljšati kakovost prepoznave govora znotraj Vašega računa.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6/1(b)). Pri posnetkih klicev z Vašimi strankami Vi nastopate kot upravljavec, TradeCraftAI pa kot obdelovalec — podrobneje ureja DPA.

3.3 Transkripti klicev

Kateri podatki: besedilni prepis glasovnih posnetkov, pridobljen z avtomatsko prepoznavo govora.

Namen: priprava povzetka klica, izpolnitev polj v ponudbi in CRM, iskanje po vsebini pogovorov.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6/1(b)).

3.4 Foto priloge strank

Kateri podatki: fotografije, ki Vam jih stranke pošljejo (npr. puščajoča cev, polomljena ključavnica, prostor pred prenovo).

Namen: prikaz dejanskega stanja in podlaga za pripravo ponudbe.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe med Vami in stranko; TradeCraftAI te podatke obdeluje kot obdelovalec.

3.5 Metapodatki klicev in komunikacije

Kateri podatki: čas in trajanje klica, telefonska številka klicatelja, identifikator zapisa stranke, status povpraševanja, Vaše oznake.

Namen: prikaz seznama klicev in komunikacij v CRM, obračun kjer paket vključuje omejitev klicev, revizijska sled.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6/1(b)) in zakoniti interes pri preprečevanju zlorab (čl. 6/1(f)).

3.6 Plačilni podatki

Kateri podatki: identifikator transakcije pri ponudniku Stripe, znesek, datum, status plačila, davčna številka za izdajo računa. Številke plačilnih kartic ne hranimo — celoten proces plačila izvaja Stripe.

Namen: izvedba plačila naročnine, izdaja računa, evidenca prilivov.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6/1(b)) in zakonska obveznost (čl. 6/1(c) — davčni predpisi).

4. Roki hrambe

Različne kategorije podatkov hranimo različno dolgo:

Trajno hranjenje glasovnih posnetkov. Funkcija “Trajno hranjenje” je na voljo v vseh cenovnih paketih (Osnovno, Profesionalno, Mojster in Cehovski). Ko jo aktivirate, posneti klici niso samodejno izbrisani po 30 dneh; hranimo jih, dokler jih sami ne izbrišete ali dokler ne ukinete računa. Ob aktivaciji prevzemate dodatno odgovornost upravljavca: prepričajte se, da imate ustrezno pravno podlago za daljše hranjenje pogovorov s Vašimi strankami in da ste jih o tem obvestili.

Krajši rok na zahtevo. Posamezne posnetke, transkripte ali fotografije lahko kadarkoli ročno izbrišete pred iztekom zgornjih rokov. Po brisanju se podatek odstrani iz aktivnih sistemov v 7 dneh, iz varnostnih kopij pa v največ 30 dneh.

Sprožilne fraze za opt-out. Telefonski asistent prepozna izrecne zahteve klicateljev po prekinitvi snemanja (npr. “ne želim, da se to snema”). V takem primeru se posnetek zaključi, obstoječi del posnetka pa označi za izbris v 24 urah.

5. Vaše pravice

Kot posameznik, na katerega se podatki nanašajo, imate naslednje pravice:

• Pravica do dostopa (čl. 15 GDPR) — pravico izvedeti, katere Vaše podatke obdelujemo, in dobiti njihovo kopijo.
• Pravica do popravka (čl. 16) — če so podatki napačni ali nepopolni, jih lahko popravite v uporabniškem računu ali zahtevate popravek pri nas.
• Pravica do izbrisa (čl. 17) — pravica zahtevati izbris, kadar zanj nimamo več podlage. Pri podatkih, ki jih hranimo zaradi davčne obveznosti, izbris pred iztekom zakonskega roka ni mogoč.
• Pravica do omejitve obdelave (čl. 18) — pod določenimi pogoji lahko zahtevate začasno ustavitev obdelave.
• Pravica do prenosljivosti (čl. 20) — izvoz Vaših podatkov v strojno berljivi obliki (JSON ali CSV).
• Pravica do ugovora (čl. 21) — pravica ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu.
• Pravica do preklica privolitve (čl. 7(3)) — kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko kadarkoli prekličete; preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Pravice uveljavljate na klemen@trade-craft.eu. Odgovor pošljemo praviloma v 30 dneh, izjemoma v podaljšanem roku do dveh mesecev (čl. 12(3) GDPR), o čemer Vas obvestimo.

6. Pritožba pri nadzornem organu

Če menite, da Vaše podatke obdelujemo v nasprotju z GDPR ali ZVOP-2, imate pravico vložiti pritožbo pri:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana gp.ip@ip-rs.si www.ip-rs.si

Prosimo, da se po možnosti najprej obrnete na nas — večino vprašanj lahko rešimo neposredno in hitreje.

7. Komu posredujemo podatke (obdelovalci)

Za izvajanje Storitve uporabljamo zaupanja vredne ponudnike, ki delujejo v vlogi obdelovalcev. Z vsakim od njih imamo sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov:

• Cloudflare, Inc. — gostovanje aplikacije in CDN, EU regija.
• Supabase Inc. — podatkovna baza in shramba datotek, regija EU (Frankfurt).
• Twilio Ireland Limited — telefonija in SMS, EU infrastruktura.
• Deepgram, Inc. (ZDA) — pretvorba govora v besedilo.
• ElevenLabs, Inc. (ZDA) — pretvorba besedila v govor (glas AI asistenta).
• Anthropic, PBC (ZDA) — obdelava jezikovnih modelov (Claude) za pripravo povzetkov, ponudb in odgovorov.
• OpenAI Ireland Limited / OpenAI, L.L.C. (ZDA) — rezervna pretvorba govora v besedilo.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irska) / Stripe, Inc. (ZDA) — obdelava plačil.
• Resend, Inc. — pošiljanje transakcijske e-pošte, EU regija.

Posodobljen seznam obdelovalcev je vedno na voljo v DPA in na zahtevo na klemen@trade-craft.eu.

8. Mednarodni prenosi podatkov

Nekateri obdelovalci (Deepgram, ElevenLabs, Anthropic, OpenAI in del infrastrukture Stripe) se nahajajo v Združenih državah Amerike. Prenose izvajamo na naslednjih pravnih podlagah:

• Sklep Evropske komisije o ustreznosti za EU–U.S. Data Privacy Framework (Sklep (EU) 2023/1795), kadar je obdelovalec certificiran v okviru tega okvira;
• Standardne pogodbene klavzule (SCC, Sklep Komisije (EU) 2021/914) z dopolnilnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, kadar obdelovalec ni vključen v Data Privacy Framework.

Pred izborom obdelovalca preverimo njegovo skladnost in po potrebi izvedemo oceno učinka prenosa (Transfer Impact Assessment). Glasovni posnetki, transkripti in fotografije se primarno hranijo v EU; v ZDA potujejo le med aktivno AI obdelavo (npr. med transkripcijo klica).

9. Varnost podatkov

Izvajamo razumne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito Vaših podatkov:

• prenos podatkov po omrežju je šifriran s TLS 1.2 ali novejšim;
• občutljivi podatki (posnetki, transkripti, fotografije) so v mirovanju šifrirani na ravni shrambe;
• dostop do produkcijskih sistemov je omejen na nujno potrebni krog oseb in beležen v revizijski sledi;
• redno izvajamo varnostne posodobitve in pregled odvisnosti;
• v primeru kršitve varnosti osebnih podatkov, ki bi pomenila tveganje za pravice posameznikov, bomo o tem obvestili Informacijskega pooblaščenca v 72 urah skladno s čl. 33 GDPR.

10. Piškotki

Na spletni strani in v aplikaciji TradeCraftAI uporabljamo le naslednje piškotke:

• Nujno potrebni piškotki — za prijavo, sejo in osnovno delovanje. Brez njih Storitev ne deluje. Privolitev ni potrebna.
• Analitični piškotki — za razumevanje, kako se Storitev uporablja. Naložijo se le, če pred tem privolite v zato namenjeni pasici (opt-in).

Trženjskih ali profilirnih piškotkov tretjih oseb ne uporabljamo.

11. Otroci

Storitev je namenjena gospodarskim subjektom in poslovni uporabi. Naših storitev ne ponujamo neposredno osebam, mlajšim od 16 let, in zavestno ne zbiramo njihovih podatkov.

12. Spremembe politike

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. O bistvenih spremembah Vas bomo obvestili na e-poštni naslov, vezan na Vaš uporabniški račun, in tukaj objavili posodobljen datum. Nadaljnja uporaba Storitve po objavi pomeni, da ste s spremembami seznanjeni.

13. Stik

Za vsa vprašanja o tej politiki ali o obdelavi Vaših osebnih podatkov nam pišite na klemen@trade-craft.eu.

Datum zadnje posodobitve: 11. junij 2026.